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【職場英文】Email 英文信件格式、範例全攻略

職場商用 Email 全攻略：格式、範例

在現代辦公室裡，email已成為每日必備的溝通工具。無論是跨國協作，或是向主管匯報進度，掌握標準的寫信格式與寫法，能讓您的郵件更專業、有說服力。以下將從信件架構到信件結尾詞，逐步解析並附上實用英文信件範例 🔑 。

一、標題主旨（Subject）

簡潔且具可讀性，例如：

  • “Project Update: Q2 Marketing Plan”
    「專案更新：第二季行銷計畫」
  • “Meeting Request – Budget Review”
    「會議邀請 – 預算檢討」

🔑 盡量控制在 6–10 個英文單字，讓收件者一眼抓住重點。

二、開場稱呼（Greeting）

    1. 正式／初次聯絡（Formal ＆ First Contact）
      對象為尚未建立私交的外部客戶、合作夥伴或主管，例如：

      • “Dear Mr. Chen,”
        「親愛的陳先生，」

    2. 對尊稱職位或全名（Using Titles ＆ Full Name）
      若對方擁有專業頭銜（Dr., Professor, Director…），或您需特別強調禮貌，例如：

      • “Dear Professor Lee,”
        「親愛的李教授，」

    3. 重要公告或群發郵件（Announcements / Group Emails）
      當您要寄送正式通知給多位收件者，也可使用 Dear ，範例：

      • “Dear All,”
        「親愛的各位，」

      • “Dear Colleagues,”
        「親愛的同事們，」

三、自我介紹（Identification）

當寄給新對象時，應先簡短介紹自己：

  • “I’m [Your Name], [Your Position] at [Your Company].”
    「我是【公司】的【職稱】，【姓名】。」

若對方已熟悉，可省略此步驟，直接進入主旨。

四、說明寫信目的（Reason for Email）

在開頭二句內告知來意，例如：

  • “I’m writing to share the updated Q2 marketing strategy.”
    「我寫信是要分享更新後的第二季行銷策略。」
  • “This email is to request your approval on the budget report.”
    「此郵件旨在請您核准預算報告。」

五、詳述內容與需求（Describe Situation & Request）

分段清楚敘述背景與需求：

  1. 背景說明（Context）:
    • “As discussed in last week’s meeting…”
      「如同上週會議討論…」
  2.  具體需求（Specific Request）:
    • “Could you please review the attached document by Friday?”
      「能否請您在週五前檢閱附件文件？」

六、後續規劃（Action Plan）

明確列出後續步驟與時間表：

  • “Next steps:”
    「下一步行動：」
    • “Team to finalize design by May 30.”
      「團隊將於 5 月 30 日前完成設計。」
    • “Submit the final draft for approval on June 1.”
      「6 月 1 日提交最終稿以供核准。」

七、結論語句（Closing Line）

提供協助並表達期待：

  • “Please let me know if you have any questions.”
    「若有任何問題，請告知。」
  • “I look forward to your feedback.”
    「期待您的回覆。」

八、結尾用語（Sign-off）

常見商用英文信件結尾：

  • “Best regards,” / “Kind regards,”
    「此致，」
  • “Sincerely,”
    「敬上，」

隨後簽名檔（signature）應包含姓名、職稱、公司名稱、聯絡方式。

九、完整範例（Email Sample）

Subject: Meeting Request – Q3 Budget Planning

Dear Ms. Lin,

I hope you’re doing well. I’m Lilian Kuo, Project Manager at Mama Speaker.

I’m writing to request a meeting regarding our Q3 budget planning.
As we prepare for the next fiscal quarter, it’s crucial to align on key resource allocations.

Could you please confirm your availability for a 30-minute discussion next Tuesday (June 3)?
If this time doesn’t work, I’m flexible and can adjust based on your schedule.

Next steps:
1. Confirm meeting time by May 28.

Please let me know if you have any questions or need further details.
I look forward to your reply!

 

Best regards,
Lilian Kuo,
PM, Mama Speaker
Email: [email protected]
Phone: +886 912-345-678

掌握以上英文 Email 開場白（opening lines）、格式要點與範例後，你將能迅速提升職場英文水準，寫出更清晰、專業的郵件。立即應用於下次溝通，讓你的英文信件更加專業！

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